De presupuesto a factura en un clic — El ciclo completo

El ciclo completo de un profesional del oficio debería ser simple: creas el presupuesto, el cliente firma, generas la factura y se la envías al gestor. En la práctica, la mayoría usa 3 herramientas distintas y pierde 2-3 horas semanales solo en administración. PresuNow, la app de presupuestos y facturación para profesionales del oficio, unifica todo ese ciclo en una sola aplicación. De presupuesto a factura en un clic — con facturación progresiva para proyectos grandes y exportación directa al gestor. Según datos internos, los usuarios que facturan desde presupuestos aceptados tardan un 95 % menos que los que usan herramientas separadas.

El ciclo manual: 3 herramientas y mucho tiempo

Así funciona el día a día de la mayoría de profesionales:

1. Creas el presupuesto en Excel o Word. Abres una plantilla, copias los datos del cliente, añades las partidas una por una. 20-30 minutos.
2. Envías al cliente por email. Adjuntas un PDF, esperas respuesta.
3. El cliente acepta "de palabra" — por WhatsApp, por teléfono o con un "sí" en un email. No hay firma, no hay registro formal.
4. Haces el trabajo.
5. Creas la factura en otra herramienta. Abres Billin, Quipu, Holded o tu plantilla de factura. Vuelves a introducir los datos del cliente, las partidas, los importes. Otra vez desde cero.
6. Reconcilias manualmente. Compruebas que la factura coincide con el presupuesto. Si hay facturación parcial — un anticipo del 30 % ahora, el 70 % al terminar — te toca calcularlo a mano.
7. Preparas el paquete para el gestor. Al final del trimestre, abres una carpeta, buscas todas las facturas, las organizas por cliente, creas un Excel resumen con IVA e IRPF. Otra hora perdida.

La facturación progresiva es donde el caos se multiplica. Imagina una reforma de 15.000 € con anticipo del 10 %, tres certificaciones intermedias y un pago final. Controlar qué porcentaje has facturado, qué queda pendiente y que todo cuadre con el presupuesto original es un dolor de cabeza constante.

Todo esto se puede hacer en un solo sitio.

El ciclo completo en PresuNow

Paso a paso, desde que creas el presupuesto hasta que tu gestor tiene todo listo:

1. Crea el presupuesto

Tres formas: dictado por voz (habla y la IA estructura las partidas), manual (añade partidas una a una con autocompletado inteligente) o desde plantilla (reutiliza un presupuesto guardado). Añade el cliente, el título, las condiciones y las exclusiones.

2. Envía al cliente

Pulsa "Compartir". PresuNow genera un mensaje automático con el nombre del cliente, tu logo y un enlace interactivo. Envíalo por WhatsApp, email, Telegram, Signal o cualquier plataforma. El cliente no necesita instalar nada ni registrarse.

3. El cliente revisa y firma digitalmente

El cliente abre el enlace en su móvil, ve el presupuesto completo y puede firmarlo digitalmente ahí mismo. Firma táctil a pantalla completa, protegida con hash SHA-256, sellado de tiempo e IP. Legalmente vinculante.

4. El estado cambia automáticamente a "Aceptado"

No tienes que actualizar nada. En cuanto el cliente firma, el presupuesto pasa a "Aceptado" automáticamente. Recibes una notificación push y un email.

5. Toca "Facturar" y elige el modo

Lo puedes hacer de dos formas: directamente desde el presupuesto aceptado (pulsa el botón "Facturar") o desde el módulo de facturación, donde tienes todos los presupuestos aceptados listados y puedes elegir cuál facturar. Aparecen tres opciones:

• Total: factura el 100 % del presupuesto. Un clic.
• Porcentaje: factura un % del total. Por ejemplo, 30 % de anticipo ahora, 70 % al terminar.
• Por partida/grupo: selecciona partidas o grupos concretos y asigna el porcentaje que quieras a cada uno. Ideal para proyectos por fases.

6. La factura se rellena automáticamente

Todos los datos del presupuesto pasan a la factura: cliente, partidas, importes, IVA. No vuelves a escribir nada. Solo revisas y confirmas.

7. Envía y haz seguimiento

Comparte la factura igual que el presupuesto — con un enlace interactivo. El cliente la abre sin registro. Sabes cuándo la ha visto. Cuando te pague, la marcas como cobrada con un toque.

La factura que recibe el cliente incluye un enlace directo al presupuesto original, y a nivel de cada partida puedes ver de dónde procede. Tanto tú como tu cliente tenéis trazabilidad completa: qué factura corresponde a qué presupuesto, y qué partidas concretas se están facturando.

8. Exporta al gestor con un clic

Al final del trimestre, selecciona el periodo y descarga el paquete completo: carpeta por cliente con todos los PDFs de facturas + Excel resumen con desglose de IVA, IRPF y totales. Listo para enviar a tu gestor.

Los 3 modos de facturación explicados

Factura total

El caso más simple. El trabajo está hecho, el cliente ha firmado el presupuesto. Pulsas "Facturar" → "Total" y se genera la factura por el 100 % del importe. Un clic, sin más.

Ideal para trabajos pequeños y medianos: una reparación, una instalación, un mantenimiento.

Factura por porcentaje

Para cuando necesitas cobrar en fases. Los casos más habituales:

• Anticipo del 30 % antes de empezar.
• 50 % a mitad del trabajo.
• 20 % restante al terminar.

Cada vez que facturas un porcentaje, PresuNow muestra una barra de progreso visual con lo que ya has facturado y lo que queda pendiente. Siempre sabes dónde estás.

Factura por partida o grupo

El modo más flexible. Seleccionas exactamente qué partidas o grupos facturar, y a qué porcentaje cada uno. Esto es imprescindible cuando:

• Diferentes fases del proyecto terminan en momentos distintos.
• Un capítulo se ha completado al 100 % pero otro solo al 50 %.
• El cliente quiere pagar según el avance del proyecto, partida a partida.

Por ejemplo: en una reforma de 20.000 €, facturas el capítulo de electricidad completo (100 %) y el de fontanería al 60 % porque aún falta la grifería. PresuNow controla todo automáticamente.

Facturación avanzada

PresuNow no es solo "convertir presupuesto en factura". Incluye las herramientas que necesita un profesional en España:

Facturas rectificativas

Cuando necesitas corregir o anular una factura emitida, creas una factura rectificativa con los códigos fiscales españoles R1 a R5. La rectificativa queda vinculada a la factura original y aparece en todos los resúmenes.

IRPF configurable

Si aplicas retención de IRPF (habitual en autónomos que facturan a empresas), lo configuras por factura. El importe se calcula automáticamente y aparece desglosado tanto en la factura como en los resúmenes trimestrales.

Series de facturación

Configura series (A, B, C...) con numeración automática. Si necesitas separar las facturas por tipo de trabajo o por actividad, cada serie lleva su propio contador. La numeración nunca se duplica ni se salta.

Compatibilidad con FactuSOL y otros programas contables

Si tu gestor trabaja con FactuSOL (uno de los programas contables más usados en España), puedes exportar tus facturas en formato compatible. El gestor las importa directamente sin picar datos.

La exportación a Excel funciona con cualquier plataforma contable: tu gestor puede copiar y pegar los datos directamente en su herramienta de trabajo. ¿Necesitas integración directa con un programa contable concreto? En la misma pantalla de exportación encontrarás un botón para solicitar integraciones — elige el programa que necesitas y lo ponemos en marcha.

Exportar al gestor: todo en un clic

Esta funcionalidad por sí sola justifica el plan Pro para muchos usuarios. Así funciona:

1. Selecciona el trimestre (o el rango de fechas que necesites).
2. Pulsa "Enviar al gestor".
3. PresuNow genera automáticamente:
   • Una carpeta por cada cliente con todos los PDFs de sus facturas.
   • Un Excel resumen con todas las facturas, subtotales, IVA, IRPF y totales.
4. Descargas el paquete o lo envías directamente.

Tu gestor recibe un paquete organizado y completo. No tienes que buscar facturas, crear carpetas ni hacer cálculos. Todo cuadra porque sale de los mismos datos.

También puedes descargar los resúmenes por cliente — útil cuando un cliente te pide un extracto de todo lo que le has facturado.

Preguntas frecuentes

Si quieres ver cómo funciona la firma digital que inicia todo el ciclo, lee cómo funciona la firma digital de presupuestos. Para ajustar tus tarifas antes de presupuestar, consulta cuánto cobra un electricista en España. Y si vienes de Holded o una herramienta de contabilidad genérica, te interesa PresuNow vs Holded para presupuestos.